BAS ERP — нове рішення ERP-класу

Дата публикации: 03-01-2018

Облікова система "BAS ERP"

Призначення

Конфігурація «BAS ERP» є комплексним рішенням, яке охоплює основні контури управління та обліку, що дозволяє організувати єдину інформаційну систему для управління різними аспектами діяльності підприємства.

«BAS ERP» є розвитком систем ERP-класу – «Управління виробничим підприємством для України» і «ERP для України (бета-версія)»і враховує досвід, накопичений при впровадженні та використанні цих систем у масштабних проектах, які налічують сотні робочих місць.

Особливу увагу під час розробки конфігурації було приділено реалізації функціональних можливостей, затребуваних великими підприємствами різних напрямків діяльності, у тому числі з технічно складним виробництвом.

Ключові функціональні можливості

Управління виробництвом

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Облік кредитів, депозитів і позик
  • Розширені можливості управління поточними платежами
  • Гнучкі інструменти для формування платіжних документів на майбутні дати
  • Еквайринг (робота з платіжними картками)
  • Інвентаризація кас та банківських рахунків
  • Трансляція операцій у підсистему МСФЗ за даними оперативного та регламентованого обліку
  • Відкладене відображення проводок в обліку
  • Гнучкі інструменти для ведення платіжного календаря
  • Аналітична звітність з руху грошових коштів
  • Розширені можливості управління поточними платежами
  • Створення документів за типовими операціями
  • Маршрути узгодження заявок
  • План рахунків міжнародного фінансового обліку, відкритий для наштування
  • Розширений облік виробітку  співробітників
  • «Аудиторський слід» даних
  • Генератор фінансових звітів, у т.ч. для формування звітності за міжнародними стандартами шляхом трансляції операцій та трансформації звітності.
В конфігурації розроблена повністю нова підсистема управління виробництвом. Реалізовано новий підхід до управління процесами, який дозволяє мінімізувати залежність якості планування від точності нормативних даних. Це означає, що, навіть не маючи точних нормативів часу для всіх виробничих операцій, можна сформувати виконані виробничі плани.

Реалізовано два рівня управління виробництвом: рівень диспетчера – логіста підприємства і локальний (цеховий) рівень управління.

Планування по міжцехових переділах здійснюється на підставі етапів ресурсної специфікації, завдання надходять у виробничі підрозділи для планування післяопераційних робіт відповідного етапу.

Поопераційне планування не є обов’язковим.

Загальний обсяг робіт за етапом розбивається на партії запуску – маршрутні листи, які формуються на підставі маршрутних карт для етапу.

Кожен маршрутний лист містить репліку даних маршрутної карти; у подальшому, при потребі, в маршрутні листи можна вносити коригування для конкретної партії запуску.

За допомогою маршрутних листів можна здійснювати уточнення поопераційного складу робіт і витрат матеріалів на кожну партію запуску.

Під час планування етапів застосовуються елементи виробничого додатку Теорії Обмежень. Метою цього підходу є захист найслабшої ланки у виробничій системі та, відповідно, системи в цілому.

Під час формування плану точність і дискретизація планування задається встановленим квантом часу, тобто план може бути побудований з точністю до години, дня, місяця тощо. Для планування і диспетчеризації виробництва реалізовані механізми управління «Барабан-буфер-мотузка» (drum-buffer-rope, DBR). Такі підходи дозволили звести до мінімуму потреби у переплануванні, реалізовано принцип «тимчасових буферів».

Для контролю перебігу виробничого процесу по етапах (міжцехових переділах) реалізовано механізм диспетчеризації, розроблена «семафорна система» оповіщення, яка дозволяє мінімізувати трудовитрати диспетчера – фокус зони контролю на потенційно проблемні виробничі замовлення і партії. Використовуючи цей інструмент, спеціаліст з контролю виробництва може заздалегідь спрогнозувати негативний розвиток ситуації за перебігом виробничого процесу щодо планових термінів, що дозволяє запобігти зриву випуску продукції.

Бюджетування

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Управління бюджетним процесом
  • Налаштування видів бюджетів і розширена аналітика
  • Моделювання сценаріїв
  • Економічний прогноз
  • Аналіз досягнення планових показників
  • Підтримка декількох валют
  • Табличні форми введення і коригування
  • Складання зведеної звітності за результатами моніторингу
  • Розширений фінансовий аналіз

В конфігурації реалізовано управління процесом бюджетування. В той же час в системі використовується інтуїтивно зрозуміле налаштування структури бюджетів за рахунок використання «табличної моделі бюджетування».

Різноманітні засоби автоматичного розрахунку бюджетних статей дозволяють здійснювати розшифровку до вихідних даних розрахунків.

Одночасно для кожної статті бюджету використовуються до 6 довільних аналітик.

Відображення і редагування примірників бюджету можливо цілком в одній формі. У системі зберігається історія змін значень бюджетних статей.

BAS-ERP Підсистема  бюджетування

Розрахунок планових показників здійснюється у формі редагування бюджету і допускає використання розрахунків за формулою для кожного показника одночасно від декількох джерел даних.

Опція версіонування для примірників бюджетів дозволяє здійснювати наступні операції:

  • порівняння версій;
  • згортання;
  • вилучення;
  • повернення до версії.

Ці можливості дозволяють істотно оптимізувати процес впровадження (коригування) вибраних бюджетних моделей.

Управління фінансами

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Облік кредитів, депозитів і позик
  • Еквайринг (платіжні картки)
  • Гнучкі інструменти для ведення платіжного календаря
  • Розширені можливості управління поточними платежами
  • Маршрути узгодження заявок
  • Гнучкі інструменти для формування платіжних документів на майбутні дати
  • Інвентаризація кас і банківських рахунків
  • Аналітична звітність з руху грошових коштів
  • План рахунків міжнародного фінансового обліку, що налаштовується
  • Трансляція операцій у підсистему МСФЗ за даними оперативного та регламентованого обліку
  • Відкладене відображення проводок в обліку
  • Створення документів за типовими операціями
  • «Аудиторський слід» даних
  • Генератор фінансових звітів, у т.ч. для формування звітності за міжнародними стандартами способами трансляції операцій та трансформації звітності.

В конфігурації реалізована функціональність заявок на витрачання грошових коштів, контролюється виконання платежів за заявками. В обліку безготівкових грошових коштів розділені реєстрація оперативної інформації про вхідні та вихідні платежі (за первинними платіжними документами) і реєстрація виписок (реалізованих окремим документом).

Це дозволяє підвищити оперативність обліку (зокрема, взаєморозрахунків), не спотворюючи при цьому облік коштів на банківських рахунках, полегшити обробку платіжок та виписок, отримати повний контроль за грошовими коштами, що знаходяться у процесі зарахування, списання або переміщення.

Розроблено функціонал обліку розрахунків з банком по еквайрингових операціях. Крім реєстрації операцій платежу та повернення за платіжними картками, додано етап реєстрації звітів від банків щодо зарахування платежів, списання повернень, утримання комісії, що дозволяє відстежити кожну операцію від моменту проведення платежу до надходження коштів на банківський рахунок.

Облік фінансових результатів (прибутку, збитків) ведеться у розрізі напрямів діяльності підприємства.

Склад напрямків може визначатися дуже гнучко – наприклад, напрямки можуть відповідати точкам продажу (для роздрібних підприємств), асортименту (для дистриб’юторів), проектам тощо.

Підтримується опис довільних правил розподілу собівартості і виручки від продажів на напрями діяльності, що спираються на аналітику продажів.

Все це дозволяє детально аналізувати ефективність діяльності підприємства і розвивати бізнес, оптимізуючи склад напрямків діяльності.

Управління персоналом і розрахунок заробітньої плати

Підсистема призначена для організації роботи служб компанії, зайнятих управлінням людськими ресурсами, комплексної автоматизації процесів, що забезпечують підтримку кадрової політики підприємства з урахуванням всіх вимог чинного законодавства.

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Комплекс розрахунків з персоналом
  • Аналіз ефективності управління персоналом
  • Розрахунок зарплати за даними виробітку співробітників
  • Можливість введення необмеженої кількості показників, довільні формули
  • Розрахунок і нарахування резерву відпусток
  • Гнучкі можливості відображення зарплати у фінансовому та регламентованому обліку
  • Аналіз фонду оплати праці
  • Розвиток можливостей регламентованого розрахунку зарплати

Для вирішення профільних задач користувачам надаються наступні функціональні можливості:

  • робота з персональними даними співробітників;
  • організація роботи зі штатним розкладом;
  • облік відпрацьованого часу із застосуванням різних облікових методів;
  • облік руху кадрів і зайнятості персоналу організацій, включаючи отримання уніфікованих звітних форм і внутрішньої аналітичної звітності;
  • використання показників ефективності діяльності організації та безпосередньо конкретного співробітника під час розрахунку винагород за працю;
  • отримання уніфікованих звітних форм;
  • робота з договорами підряду;
  • розрахунок заробітної плати персоналу з використанням різних систем оплати праці: погодинної (в тому числі тарифної), відрядної та їх різновидів;
  • проведення взаєморозрахунків з персоналом у готівковій та безготівковій формі, управління заборгованістю по співробітниках;
  • розрахунок утримань із заробітної плати, в тому числі за виконавчими документами;
  • нарахування інших доходів, не пов’язаних з оплатою праці та доходів в натуральній формі;
  • аналіз нарахованої заробітної плати з використанням внутрішньої аналітичної звітності;
  • обчислення регламентованих законодавством податків і відрахувань у фонд оплати праці;
  • формування регламентованої звітності із заробітної плати, як зведеної, так і персоніфікованої.

Моніторинг та аналіз показників діяльності підприємства

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Створення різних варіантів показників з можливістю порівняння
  • Побудова ієрархічної моделі цілей і цільових показників
  • Розширений аналіз фінансових результатів за напрямками діяльності
  • Моніторинг цільових показників з розшифровками вихідних даних
  • Доступ з мобільного пристрою (планшет, смартфон)
  • Різноманіття графічних форм аналітичних звітів

В конфігурації реалізовані нові можливості для побудови ієрархічної моделі цілей і цільових показників, включені інструменти для їх моніторингу, включаючи розширений аналіз і доступ з мобільних пристроїв.

Управління витратами і розрахунок собівартості

Конфігурація дозволяє організувати контроль за матеріальними потоками і споживанням ресурсів, що забезпечують виробничу, управлінську та комерційну діяльність підприємства.

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Розподіл витрат за напрямками діяльності
  • Роздільний облік витрат за видами діяльності
  • Відокремлений облік собівартості за замовленнями
  • Покращений майстер закриття місяця
  • Надання даних про структуру собівартості випуску до первинних витрат

Облік витрат і розрахунок собівартості продукції виконується на основі даних оперативного обліку.

Конфігурація підтримує окремий облік витрат за видами діяльності, які мають виокремлення у частині різного оподаткування операцій.

Розширена класифікація можливих до застосування ресурсів:

  • товари (матеріальні ресурси у кількісно-вартісній оцінці);
  • роботи (послуги з можливістю кількісного розподілу);
  • послуги (послуги виключно у вартісному вираженні).

Підсистема управління витратами забезпечує:

  • оперативний кількісний облік ресурсів у незавершеному виробництві;
  • облік фактичних витрат підприємства за видами діяльності у необхідних розрізах в натуральному і вартісному вимірах;
  • різні способи розподілу витрат на собівартість виробленої продукції та виконаних робіт, на виробничі витрати, напрямки діяльності, на витрати майбутніх періодів;
  • облік фактичних залишків незавершеного виробництва на кінець звітного періоду в необхідних розрізах;
  • розрахунок фактичної собівартості випуску за період;
  • надання даних про структуру собівартості випуску.

Розрахована собівартість може бути деталізована до обсягу вихідних витрат незалежно від кількості переділів виробничого процесу. Такий аналіз істотно підвищує наочність і контроль обґрунтованості виконаного розрахунку собівартості.

Регламентований облік

Конфігурація містить весь необхідний інструментарій для автоматизації бухгалтерського і податкового обліку, включаючи підготовку обов’язкової (регламентованої) звітності в організації.

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Облік фактів господарської діяльності відкладеним проведенням з контролем актуальності відображення.
  • Налаштування правил відображення господарських операцій для груп фінансового обліку.
  • Автоматичне формування вихідних податкових накладних та додатків до них виходячи з номенклатурного складу документів відвантаження.
  • Оперативний контроль формування проводок для довільного документа.
  • Контроль повноти і правильності реєстрації вхідних податкових документів з точністю до ставки ПДВ і податкового призначення придбання.

До складу конфігурації включено план рахунків бухгалтерського обліку, відповідно до Наказу Міністра фінансів України «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та інструкції про його застосування» № 291 від 30 листопада 1999 року.

Склад рахунків, організація аналітичного, валютного, кількісного обліку на рахунках відповідають вимогам законодавства з ведення бухгалтерського обліку та відображенню даних у звітності. За необхідності користувачі можуть самостійно створювати додаткові субрахунки і розрізи аналітичного обліку.

Бухгалтерський і податковий облік ведеться відповідно до чинного законодавства України.

Облік оподатковуваного прибутку, ПДВ та Єдиного податку реалізовано відповідно до норм Податкового кодексу України.

Конфігурація надає користувачу набір стандартних звітів, які дозволяють аналізувати дані по залишках, оборотах рахунків та проводках у різних розрізах.

Під час формування звітів є можливість налаштувати групування, відбір і сортування інформації, яку виведено у звіт, виходячи із специфіки діяльності організації та функцій, що виконуються користувачем.

Регламентовані звіти, для яких така можливість передбачена нормативними документами, можуть бути вивантажені у електронному вигляді.

У конфігурацію включені обов’язкові (регламентовані) звіти, призначені для подання власникам організації та контролюючим державним органам: форми бухгалтерської звітності, податкові декларації.

Управління продажами

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Управління ефективністю процесів продажів та угод з клієнтом
  • Використання регламентованих процесів продажів, бізнес-процеси управління складними продажами
  • Воронка продажів
  • Розширене управління замовленнями клієнтів, типові та індивідуальні правила продажу, угоди
  • Формування прайс-листів з інформацією про залишки товарів
  • Управління торговими представниками
  • Моніторинг стану процесів продажу
  • Ймовірнісна оцінка прогнозу продажів
  • Самообслуговування клієнтів
  • Інвентаризація взаєморозрахунків
  • Планування використання автотранспорту
  • Розширені інструменти для формування статистичної та аналітичної звітності за станом взаєморозрахунків
  • Роздільний облік по партнерах (управлінський облік) і контрагентах (регламентований облік)
  • Автоматичний контроль ліміту заборгованості
  • Моніторинг та класифікація простроченої заборгованості за набором параметрів

У підсистемі реалізовані комерційні пропозиції, що дозволяють фіксувати історію переговорів з клієнтом для визначення складу та умов продажів.

Істотно розвинена функціональність замовлення як «центру управління» усіма подальшими діями з його обробки.

Введено статуси замовлення, що описують етапи проходження замовлення :

  • «не підтверджений»;
  • «до оплати»;
  • «до забезпечення»;
  • «до відвантаження».

На різних етапах замовлення може виступати як розпорядження на забезпечення, на відвантаження, на оформлення документів. Контроль виконання розпоряджень ведеться з деталізацією до рядка замовлення.

Підсистема надає можливість вказати графік оплати за замовленням клієнта (як у частині авансових платежів, так і платежів з погашення дебіторської заборгованості).

Графік може формуватися з урахуванням вибраного календаря. Це дозволяє планувати надходження виручки по днях, контролювати дотримання клієнтом затверджених термінів оплати, виділяти прострочену дебіторську заборгованість.

Система дозволяє класифікувати прострочену заборгованість за інтервалами глибини прострочення.

Ведеться облік планової та фактичної заборгованості у розрізі замовлень, термінів оплати і документів розрахунків. При цьому робота користувачів суттєво спрощена: ручне рознесення надходження платежів виконується тільки за замовленнями, розподіл по інших аналітичних розрізах виконується автоматично у фоновому режимі.
Аналогічно продажу реалізована робота із замовленнями постачальникам і ведення взаєморозрахунків із закупівель.

Організація ремонтів

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Управління по видах ремонтів
  • Облік та ієрархічна класифікація об’єктів, що знаходяться в експлуатації
  • Моніторинг стану об’єктів експлуатації
  • Формування повної вартості володіння об’єктами експлуатації
  • Організація і проведення планових та позапланових ремонтних заходів
  • Єдина система забезпечення ресурсних потреб ремонтної та виробничої діяльності

Функціонал підсистеми дозволяє формувати графік ремонтно-профілактичної діяльності, який враховує, як зареєстровані дефекти, напрацювання, правила, так і непрогнозовані зовнішні обставини (позасистемні розпорядження).

Підсистема дозволяє вести довідник об’єктів ремонту, класифікувати їх за ознаками спільності складу паспортних характеристик, показників напрацювання, видів ремонту, режимів експлуатації. 

Відстежується стан об’єктів ремонту, а також приналежність і розташування. Об’єкти ремонту можуть бути вкладеними або вузлами інших об’єктів ремонту. В процесі експлуатації об’єктів ремонту у систему вводяться дані про напрацювання та виявлені дефекти. Реєстрація дефектів у журналі дозволяє проводити аналіз та організовувати проведення планових і позапланових ремонтних заходів.

Використовується поняття видів ремонтів, що визначають склад можливих робіт, які відбуваються з об’єктами ремонту. Для видів ремонту у системі можна задати перелік споживаних матеріалів і трудовитрат або сформувати перелік необхідних робіт.

Підсистема тісно інтегрована з підсистемою виробництва. Об’єкти ремонту можуть бути пов’язані з виробничими робочими центрами. При цьому заплановані ремонти обладнання впливають на доступність цього обладнання для виробничого планування.

Для проведення ремонтних робіт можуть бути задіяні будь-які виробничі ресурси; виробництво може виконувати роботи для потреб ремонтів.

Управління взаємовідносинами з клієнтами

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Досьє клієнта, партнера
  • Формування стратегії відносин з партнерами
  • Бізнес-процеси організації взаємодії з клієнтами
  • Моніторинг виконання угод
  • Карти лояльності, аналіз лояльності клієнтів
  • Претензійна робота
  • Розширений аналіз показників роботи менеджерів
  • BCG-аналіз

В програмі BAS ERP реалізовані ключові функції управління процесами продажу, а саме:

  • регламентація етапів процесу;
  • контроль виконання процесу,
  • аналіз.

З цією метою застосовується механізм бізнес-процесів, який автоматично відслідковує маршрут процесу і формує задачі виконавцям.

Крім цього реалізовано спрощений режим управління процесом продажу з «ручним» переміщенням по етапах. Припускаються різні види процесів з різним складом етапів. Для них підтримується зберігання допоміжних документів – регламентів, інструкцій, шаблонів документів тощо, які необхідні для відпрацювання процесу. Система накопичує статистику за процесами, що виконуються, дозволяє розраховувати ймовірність доведення наявного потенціалу продажів до успішного результату ( «воронка продажів») і проводити аналіз «вузьких місць» процесів.

Всі продажі, що почалися («угоди») реєструються в системі. Вони об’єднують в єдине ціле всю інформацію, яку накопичено в системі під час підготовки та виконання продажу – електронну пошту, відомості про дзвінки, зустрічі, оформлені замовлення, рахунки, накладні, додаткові файли тощо. Це допомагає максимально зручно організувати роботу менеджерів з продажу.

Система дозволяє реєструвати та аналізувати оточення угоди: конкурентів, субпідрядників, впливових осіб, їх зв’язки.

На підставі статистики угод система дозволяє оцінити ймовірність її успішного здійснення. Таким чином, система автоматизує і підтримує не тільки стадію продажу, а й підготовку продажів.

Крім цього, система дозволяє аналізувати угоди, які не відбулися, що необхідно для вдосконалення роботи відділу продажів.

Розділені списки контрагентів для регламентованого обліку (юридичних і фізичних осіб) та об’єктів бізнес-взаємодій (клієнтів, постачальників, конкурентів тощо). Це дозволяє вести облік продажів та історію відносин не тільки з «формальним», юридичним контрагентам, а й за компаніями-групами юридичних осіб, за самостійно працюючими підрозділами контрагентів тощо.

Підтримується ведення інформації про контактних осіб компаній-партнерів,та про зв’язки між партнерами.

Управління складом і запасами

Основні інновації рішення і розвиток функціоналу:

  • Управління адресним складом
  • Відокремлений облік за замовленнями – резервування потреб
  • Складна ієрархічна структура складів
  • Мобільні робочі місця працівників складів
  • Управління інвентаризацією товарів
  • Статистичний аналіз запасів, зберігання результатів ABC/XYZ аналізу
  • Облік багатооборотної тари
  • Розрахунок прогнозованого попиту
  • Управління доставкою
  • Товарний календар
  • Товари на складах за термінами придатності

У підсистемі передбачено адресне зберігання товарів, тобто ведення залишків товарів у розрізі «місць зберігання» (комірок, полиць, стелажів), та упаковок товару. Система дозволяє управляти розкладкою товару за місцями зберігання під час надходження, складанням з місць зберігання під час відвантаження, переміщенням і розукомплектуванням товару. Алгоритми, що закладені у програму, автоматично підбирають оптимальні місця зберігання під час розміщення та збирання, стежать за відсутністю колізій у разі великої інтенсивності складських операцій.

Підсистема дозволяє створювати різні робочі зони для оптимального доступу до складських комірок і визначати порядок обходу складських комірок, наприклад, робочі зони для роботи автонавантажувача і для ручного відбору товарів співробітником складу. Під час відбору товарів можна задати різні стратегії відбору для оптимізації розміщення товарів у комірках. Наприклад, у разі відбору товарів звільняти в першу чергу ті комірки, де товар зберігається в мінімально достатньому обсязі. Це дозволить звільнити комірки для розміщення новоприбулих товарів. Механізм запобіжного підживлення комірок адресного складу (приміщення) дозволяє підвищити швидкість відбору під час відвантаження товарів зі складу. Адресне зберігання товарів можна використовувати опціонально. Крім нього підтримується довідкова прив’язка місць зберігання товару.

Для управління складом може застосовуватися схема ордерного складського обліку. Схема ордерного складу може включатися для операцій відвантаження і надходження незалежно. Складські ордера виписуються тільки на підставі документів-розпоряджень, якими можуть виступати замовлення або накладні. Ведеться облік отриманих, але невиконаних розпоряджень; технологія роботи складу може будуватися цілком «від електронних розпоряджень».

Реалізовано багатокроковий процес інвентаризації товару, що включає формування наказів на інвентаризацію, видачу розпоряджень на перерахунок залишків у місцях зберігання, роздільне відображення надлишків і недостач в оперативному та фінансовому обліку.

Підсистема дозволяє автоматизувати процес доставки товарів клієнтам, а також процес доставки товарів у разі переміщення товарів між складськими приміщеннями. Доставка товарів може здійснюватися безпосередньо за адресами клієнтів (складського приміщення) або за допомогою транспортної компанії (перевізника). Завдання на доставку формуються з урахуванням зони доставки, порядку проїзду адрес доставки, а також з урахуванням вантажопідйомності транспортного засобу.

Технологічні переваги

Програмний продукт «BAS ERP» розроблений на новітній версії технологічної платформи «1С:Підприємство 8.3», яка дозволяє:

  • забезпечити високу надійність, продуктивність і масштабованість системи;
  • організувати роботу з системою через Інтернет, у режимі тонкого клієнта або веб-клієнта (через звичайний інтернет-браузер), в т.ч. у «хмарковому» режимі;
  • створювати мобільні робочі місця з використанням планшетів і смартфонів під управлінням iOS або Android;
  • налаштовувати інтерфейс для конкретного користувача або групи користувачів, з урахуванням ролі користувача, його прав доступу та індивідуальних налаштувань.

Механізм функціональних опцій, реалізований в системі «BAS ERP», дозволяє «вмикати» або «вимикати» різні функціональні частини прикладного рішення без програмування (зміни конфігурації).