1С:Управління проектним офісом для України

Дата публикации: 07-07-2017

Оглавление

Програма «1С:Управління проектним офісом» створена для автоматизації проектного і процесного управління в організаціях,  які здійснюють свою діяльність по  проектній методології (Project Management).

1С:Управління проектним офісом для України

Функціональні можливості продукту

До ключових задач, які допомогає вирішувати програма «1С:Управління проектним офісом для України» можно віднести:

  • досягнення стратегічних цілей підприємства завдяки  ефективному керуванню складом портфелів проектів  та  об’ективному аналізу пріоритетності проектів та задач;
  • автоматизація задач управління підприємствами, що мають різноманітну організаційну структуру, а саме:
    • з проектною структурою;
    • з функціональною структурою;
    • з матричною організаційною структурою.

Розглянемо детальніше ключові функціональні модулі, які входять до складу конфігурації: «1С:Управління проектним офісом» для України.

Модуль «Управління проектами»

План проекту

План проекту – це сукупність структурної декомпозиції робіт, календарних термінів, контрольних подій та даних про трудові, матеріальні і финансові ресурси, що залучаються до проекту.

В  програмі передбачені три варіанти (методи) вводу «Плану проекту»:

  • На основі даних проекту із шаблону, який зберігається у системі.
  • Імпорт даних проекту із файлу «MS Project».
  • Ручне введення документів через «панель управління проектом«.

Крім того, в програмі є можливість застосування, як одного із способів введення даних плану проекту, так і комбінації різних способів.

Оперативне планування проектних робіт

Програма  «1С:Управління проектним офісом» пропонує користувачам дві методики оперативного планування проектних робіт:

Із застосуванням рольової структури трудових ресурсів та матричної структури управління.

  • «Керівник проекту» здійснює керівництво планом проекту
  • «Функціональний керівник» управляє процесом виконання робіт
  • Розподіл трудових ресурсів на конкретні роботи здійснюється з  урахуванням призначених «ролей».

Без застосування рольової структури трудових ресурсів та матричної структури управління

  • «Керівник проекту» керує і планом проекту, і  процесом виконання робіт.
  • Розподіл трудових ресурсів на конкретні роботи виконується без урахування «ролей».

«Життєвий цикл проекту» з точки зору методології програми

Життєвий цикл проекту в методології програми складається з 5 ключових «фаз»:

Ініціація
  • Фіксуються наміри стосовно виконання проекту
  • Призначаються керівники проекту
  • Проект як об’єкт з’являється в системі
Планування
  • Розроблюється попередній план проекту
  • Визначається склад проектних робіт
  • Визначаються строки проектних робіт
  • Оцінюються потреби в ресурсах проекту
Затвердження
  • Аналізується принципова можливість виконання проекту
  • Виявляються ресурсні конфлікти із іншими проектами
  • Вносяться коррегування
  • Затверджується базовий план проекту
Виконання
  • Розподіляються роботи між трудовими ресурсами
  • Здійснюються моніторинг і контроль робіт, що виконуються
  • Виконується регулярна актуалізація плану проекту на підставі фактичних даних, що надходять від виконавців
  • Провадиться оперативне перепланування (при необхідності)
  • Збираються дані про фактичні витрати матеріальних і фінансових ресурсів
Завершення проекту
  • реєструється факт припинення робіт за проектом,
  • проводиться аналіз досягнутих результатів,
  • виявляються і аналізуються відхилення (за термінами, вартістю, якістю і т.п.).

Актуалізація проекту

Актуалізація проекту — це ключовий бізнес-процес у модулі управління проектами. Головна задача актуалізації полягає в тому, що на підставі даних  фактичного виконання/не виконання у строк проектних робіт нижнього рівня декомпозиції, програма виконує повний перерахунок календарних строків всіх елементів проекту.

Актуалізація проекту дозволяє проектному керівникові отримувати достовірну інформацію про стан робіт і оперативно реагувати на проблеми, що виникають, (при умові дотримання регламенту регулярного ії проведения).

Аналітичні можливості модуля

На рівні проекту система надає користувачам наступні можливості:

  • Аналіз контрольних подій проекту, розрахунок прогнозних і фактичних фінансових санкцій.
  • План-фактний аналіз проектних задач по строкам, тривалості, вартості, витратам ресурсів.

Візуальний інструментарій модуля

Модуль управління проектами містить наглядний візуальний інструментарій, який  графічно відображує ключову інформацію про проект в різноманітних варіантах:

  • карта проектних віх;
  • дерево даних;
  • табличне відображення;
  • мережевий графік;
  • діаграми Ганта.

Приклади екранних форм модулю «Управління проектом»:

1С:Управління Проектною Організацією. Дерево даних
Дерево проектних задач
1С:Управління проектним офісом. Мережевий графік
Мережевий графік
1С:Управління проектним офісом. Діаграма Ганта.
Діаграма Ганта

 

Модуль «Управління роботами»

Ідеологія системи надає проектному керівнику ряд специфічних можливостей підвищення ефективності планування і контролю, а саме:

  • Конкретна робота («елементарна операція» ), що виконується у рамках проекту трудовим ресурсом, розташовується на самому нижньому рівні структури декомпозиції робіт.

  • Елементарна операція має виключно одного виконавця. Якщо для виконання роботи потрібно залучити декількох виконавців, слід або робити  декомпозицію робіт на ряд елементарних операцій, або об’єднати причетних виконавців у єдиний трудовий ресурс. Правило «одна робота – один виконавець» — ключовий принцип роботи контуру управління проектними роботами.

Життєвий цикл проектної роботи

З точки зору методології програми  життєвий цикл проектної роботи  складається із наступних стадій:

Попереднє планування

Виконавцем на цій стадії виступає трудовий ресурс.

В плані проекту з’являється елементарна операція.

Призначаються:

  • виконавець роботи;
  • тривалість роботи;
  • трудомісткість;
  • вартість роботи.
Оперативне планування

Виконавцем на цій стадії виступає трудовий ресурс.
Призначається виконавець робіт.                                                               Визначаються точні строки виконання робіт.

Приняття до виконання На цій стадії виконавець отримує інформацію про делеговану йому задачу і підтверджує свою участь в ії виконанні.
Виконання На цій стадії виконується періодичне введення в систему даних про робочий час, що був витрачений на виконання задачі.
Звіт про виконання На цій стадії виконавець надає  звіт про виконані роботи, заявляє фактичні строки і власні фактичні трудовитрати.
Завершення На цій стадії керівник підтверджує завершення роботи, при необхідності вносити коррегування фактичних строків і трудовитрат.

Функціонал програми передбачує можливість нелінейного проходження проектної роботи по стадіям, а саме:

  • випадок, коли задача може бути повернена виконавцю на доопрацювання;
  • випадок, коли задача може бути завершена із ознакою «неуспішно» (тоді створюється новий екземпляр задачі, який доручає ії іншому виконавцю), і т.п.

«Ескалація» відхилень, що виникають

Ескалація — це звернення менеджера проекту до керівництва (лидерів проекту) з метою привернення уваги для вирішення виникаючих проблем проекту.

В системі «1С:Управління проектним офісом» є механізм ескалації відхилень при проведенні проектних робіт. Цей механізм дозволяє виконавцю повідомляти керівництво проекту про очікувані затримки виконання робіт.

Інформація про затримку транслюється до механізму актуалізації і як наслідок – «пагані новини» впливають на календарні строки проекту.

 

1С Управління Проектним Офісом. Ескалація відхилень при проведенні проектних робіт
Ескалація відхилень при проведенні проектних робіт

Аналітичні можливості модуля

На рівні проектних робіт система надає можливість:

  • Збір і подальший аналіз даних про розподілення робочого часу виконавців між проектними і непроектними задачами, а також збір данних про невиробничі витрати робочого часу.

  • Аналіз накопиченої статистики про хід виконання робіт, план-фактний аналіз тривалості, трудомісткості і вартості виконання робіт, виявлення та аналіз відхилень, що виникають.

  • Аналіз накопиченої статистики про ескалацію проектних робіт, виявлення і аналіз причин зриву поставлених строків, аналіз наслідків цих зривів.

1С Управління Проектним Офісом для України. Розподіл робочого часу виконавців
Розподіл робочого часу виконавців

Візуальний інструментарій системи дозволяє користувачу в зручній формі отримувати інформацію про роботи, в яких він призначений виконавцем, чи керівником.

У візуалізації списку задач активно використовується кольорове і графічне кодування.

Є можливість виводу списку задач у вигляді діаграми Ганта.

Помічник планування робочих завдань
Помічник планування робочих завдань

Модуль «Управління ресурсами підприємства»

Функціонал програми «1С:Управління проектним офісом» передбачає три структурні моделі управління підприємством:

Функціональна структура

В цій моделі, керівники підрозділів і департаментів здійснюють керівництво:

  • планами проектів;
  • трудовими ресурсами;
  • виконанням робіт.
Проектна структура

В цій моделі, проектні керівники управляють:

  • проектними планами;
  • трудовими ресурсами;
  • ходом проведення робіт.
Матрична структура

В цій моделі:

  • планами проектів керують проектні керівникі;
  • трудовими ресурсами і ходом виконання робіт управляють керівникі підрозділів.

Рольова структура трудових ресурсів

В програмі використовується рольова структура трудових ресурсів, тобто функції кожного учасника проектної групи регламентуються рольовими інструкціями.
Перелік ролей залежить від наступних критеріїв:

  • складність виконання проекту;
  • глибина впровадження системи управління проектами;
  • рівень підтримки системи управління проектним офісом.

Грамотно сформована рольова структура команди проекту — запорука ефективного використання трудових ресурсів у проекті.

Двурівневе планування проектних робіт

В програмі закладений механізм двурівневого планування проектних робіт. Він (механізм) передбачає, що на стадії попереднього планування роботи розподіляються у привязці до ролей (спеціальностей). А пізніше, вже на стадії оперативного планування, роботи розподіляються між вільними трудовими ресурсами проекту.

Нормування вартості ресурсів

Функціонал програми передбачує нормування вартості залучення трудових ресурсів до виконання робіт. Причому для одного трудового ресурсу (і/або ) ролі у програмі може зберігатися будь-яка кількість облікових ставок.

Аналітичні можливості модуля

На рівні пулу трудових ресурсів система дозволяє виконувати:

  • Аналіз запланованого и фактичного завантаження ресурсів.
  • Виявлення «перевантажених» і «недовантажених» трудових ресурсів.
  • Моделювання ресурсних обмежень підприємства шляхом вводу в систему планової потужності для кожної із ролей (спеціальностей).
  • Порівняння планової і фактичної потужності ролей трудових ресурсів.
  • Виявлення «вузьких місць».

В програмі реалізовані  концепції «диспетчера» і «власника ресурсів». Ці дві концепції дозволяють персоналізувати взаємодію з програмою тих виконавців, які не мають фізичного доступу до системи (робота на об’єктах, аутсорсінг, і т.п.).

Зразки екранних форм

1С:Управління проектним офісом для України. Аналіз зведеного завантаження ресурсів
Аналіз зведеного завантаження ресурсів
1С:Упавління Проектним Офісом для України. Аналіз розподілу завантаження по дням
Аналіз розподілу завантаження по дням
1С:Управління Проектним Офісом. Звіт  про планове завантаження по ролям
Звіт  про планове завантаження по ролям

 Модуль «Управління портфелем проектів»

Портфель проектів (англ. project portfolio) — це сукупність проектів, програм проектів та  інших робіт, які об’єднані разом з метою досягнення найбільш эфективного управління, та заради успішного досягнення стратегічних цілей організації.

Система надає можливість консолідації проектів у портфелі (програмі) проектів.

До одного портфелю (програми) проектів можуть додаватися різні проекти, що переживать різні стадії життєвого циклу.

Опція «Портфель проектів» надає користувачам додаткові аналітичні виміри для звітів та аналітичних інструментів системи, в яких в тій, чи іншій якості фігурують проекти.

На рівні портфеля проектів система дозволяє виконувати:

Аналіз принципової можливості успішного виконання проекту з огляду на наявні ресурсні обмеження підприємства
  • Програма допомогає виявляти можливі ресурсні конфлікти між проектами.
  • Отримані результати стають ключовою інформацією для прийняття рішень при складанні  довгострокових планів.
Аналіз контрольних подій
  • Система відображує дані  про контрольні події різних проектів в одному звіті.
  • Доступне формування графічних карт віх проектів.
  • Для випадку фактичного, або можливого зриву строків, є опція розрахунку ймовірних фінансових втрат.
Аналіз актуального стану і динаміки змін ключових показників проектів, які складають  портфель, чи програму проектів.
  • Значення ключових показників можуть вводитися вручну керівниками проектів.
  • Значення ключових показників можуть бути автоматично розраховані системою, якщо вихідні данні для розрахунку наявні в інформаційній базі.

Робоче місце керівника проектів

1С:Управління Проектним Офісом. Робоче місце проектного керівника
Робоче місце проектного керівника
1С:Управління Проектним Офісом. Звіт "Зведений аналіз показників проектів"
Звіт «Зведений аналіз показників проектів»

Модуль «Управління фінансами проекту»

Програма дозволяє користувачу створювати, зберігати і актуалізувати три ключових бюджети (фінансових плани) проекту, а саме:

  • Бюджет витрат по проекту.
  • Бюджет доходів по проекту.
  • Бюджет руху грошових коштів (надходжень і виплат) по проекту.

Елементи, що формують бюджети реєструються і зберігаються в системі у декількох вимірах:

  • в розрізі проектних задач;
  • в розрізі статей бюджету;
  • в розрізі контрагентів;
  • в розрізі договорів.

1С:Управління Проектним офісом для України. Бюджет проекту
Бюджет проекту
Звіт "План-фактний аналіз бюджету проекту"
Звіт «План-фактний аналіз бюджету проекту»

«Автоформування» элементів бюджету

В процесі створення «Бюджету витрат по проекту», надзвичайно  корисною буде опція автоматичного формування елементів бюджету проекту.  Завдякі цій опціі, «Бюджет витрат по проекту» можна створювати на основі інформації, щодо запланованих витрат на залучення ресурсів проекту.
Автоматичне формування виконується у  відповідності  до схеми розподілу по статтям витрат, що  заплановані на залучення ресурсів.

У користувача є можливість власноруч налаштовувати схему розподілу витрат. 

Наприклад, в системі передбачено випадок, коли по статтям розподілюється не вся запланована сумма, а тільки ії частина.

Модуль «Управління знаннями»

Шаблони проектів

В програмі передбачено процеси створення і зберігання шаблонів проектів. Шаблони можно створювати, як для «повних», завершених планів проекту, так і для окремих довільних фрагментів плану.
Структура інформації, що зберігається в шаблоні подібна до структури проекту і включає в себе:

  • структурну декомпозицію робіт;
  • інформацію про трудові, материальні та фінансові ресурси;
  • бюджети.

Відмінністю шаблону від плану проекта є те, що в шаблоні нема календарних строків. Шаблон проекту описує лише технологію виконання типових проектів.

1С:Управління Проектним офісом для України. Зразок  шаблону проекта
Шаблон проекту

Трансляція даних між контурами

Система дозволяє транслювати дані із контуру управління проектами в контур управління знаннями і навпаки.

Будь-який робочий план проекту можна зберігати, як шаблон,  і навпаки, будь-який шаблон можна завантажувати в план проекту.

При цьому план проекту може бути заміщений, чи/і  доповнений даними шаблону.  Крім того, один бюджет може доповнюватися даними із декількох шаблонів.

1С:Управління Проектним Офісом для України. Трансляція шаблону проекту
Трансляція шаблону проекту

При здійсненні обміну даними в інформаційній базі зберігається зв’язок між елементом шаблону і відповідним елементом проекту.

Аналітичні можливості контуру

В механізмі шаблонів проекту доступні наступні аналітичні операції:

  • Аналіз накопичених даних щодо  застосування технологій, які  задіяні на підприємстві, в реальних проектах.
  • Аналіз відхилень, що виникають у типових проектах. Такий аналіз можливий за критеріями тривалості, трудомісткості і вартості проектних робіт. Він (аналіз) допоможе керівникові виявляти «вузькі місця» і «найкращі практики».  Цей аналіз може бути використаний для прийняття управлінських рішень по вдосконаленню методик виконання проектів.
1С:Управління Проектним Офісом для України. Звіт "Аналіз проекту"
Звіт «Аналіз проекту»

Візуальний інструментарій контуру

Візуальний інструментарій системи дозволяє користувачам отримати відповіді на питання:

  • Які ресурси потрібні для успішної реалізації проекту?
  • В який термін може бути виконаний проект, якщо розпочати його у певний період і вести по заданній у шаблоні методології.

Сервісні функції

Конфігурація «1С:Управління проектним офісом» містить ряд объектів та сервісних механізмів, запозичених із типових рішень, а саме:

  • Механізм зовнішніх друкованих форм. Для будь-якого объекту информаційної бази є можливість сформувати зовнішні друковані форми, без зміни структури метаданих і програмного коду самої конфігурації.
  • Универсальна консоль звітів. Користувач може самостійно конструювати і формувати різноманітні види звітів, без навичок програмування, використовуючи візуальний конструктор.
  • Механізм універсального звіту. Це штатний (базовий) механізм, що відповідає за генерацію звітності в конфигурації. Механізм має гнучку систему настроювань складу групірувань, полей та відборів, умовного формування та інше. Механізм забезпечує однаковість зовнішнього вигляду, функціональних можливостей і  роботи всіх звітів системи.
  • Управління користувачами системи. Дозволяеє керувати списком користувачів без викпористаня режиму «Конфігуратор».

Інтеграційні можливості

Продукт «1С:Управління проектним офісом для України» може  бути об’єднаний  (інтегрований в межах єдиної інформаційної бази) з будь-яким типовим «1С»-рішенням.

Інтеграція з іншими програмами «1С:Управління проектним офісом для України»
Інтеграція з іншими програмами

 

В поставку входить  документація по інтеграції, яку написано на прикладі об’єднання програм «1С:Управління проектним офісом» і «1С:Управління виробничим підприємством для України».