1С:Підприємство 8. Управління автотранспортом Стандарт для України

Дата публикации: 28-10-2017

Призначення

Програма «1С:Управління автотранспортом Стандарт для України» призначена для автоматизації управлінського і оперативного обліку в автотранспортних підприємствах і організаціях, а також в автотранспортних підрозділах торгових, виробничих та інших підприємствах, які використовують автотранспорт для власних потреб.

Програма «1С:Управління автотранспортом Стандарт» складається з восьми основних підсистем:

  • Підсистема диспетчерська
  • Підсистема ПТО
  • Підсистема обліку ПММ
  • Підсистема обліку ремонтів
  • Підсистема складського обліку
  • Підсистема взаєморозрахунків
  • Підсистема обліку роботи водіїв
  • Підсистема обліку витрат

Функціонал програми

Підсистема диспетчерська

Підсистема диспетчерська призначена для прийняття замовлень на автотранспорт, виписки рознарядки на випуск ТЗ та формування маршрутних листів, формування та обробки шляхових листів.

Замовлення на автотранспорт можуть прийматися як від сторонніх контрагентів, так і від внутрішніх підрозділів компанії. У замовленні зазначаються маршрут перевезення, параметри вантажу, вимоги до транспортного засобу. У програмі передбачено відстеження частково виконаних замовлень.

Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТС і графіків роботи водіїв. При цьому програма автоматично перевіряє, чи є автомобіль придатним для виконання рейсу за наступними показниками:

  • автомобіль не перебуває в поточному ремонті;
  • у автомобіля немає найближчим часом планового ТО;
  • у автомобіля немає документів із закінченим терміном дії (поліс ОСАГО, будь-які сертифікати і т.д.).

Дані рознарядки використовуються при пакетної виписки подорожніх листів.

Програма дозволяє виписувати і обробляти шляхові листи наступних видів:

  • Вантажного автомобіля погодинний (Форма №4-П)
  • Вантажного автомобіля відрядний (Форма №4-С)
  • Спеціального автомобіля (Форма №3 спец)
  • Міжміського автомобіля (Форма №4-М)
  • Будівельної машини (ЕСМ2)
  • Автобуса не загального користування (форма №6 спец)
  • Легкового автомобіля (Форма №3)
  • Подорожні листи індивідуальних підприємців

Виписка подорожніх листів може виконуватися двома способами: ручним введенням кожної путівки і автоматичною пакетною випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний великим підприємствам, оскільки дозволяє протягом короткого проміжку часу сформувати і роздрукувати шляхові листи за мінімальної участі диспетчера. При формуванні нового подорожнього листа, з попередньої путівки автоматично переносяться залишки палива в баках і показання спідометра автомобілів. Після остаточної обробки подорожнього листа програма розраховує такі параметри вироблення, як час в наряді, в роботі, в простої, пробіг з вантажем і без вантажу, вага перевезеного вантажу, вантажообіг, кількість поїздок і операцій і т.д. Необхідні параметри виробітку налаштовуються користувачами через спеціальний довідник. Так само для водіїв в дорожніх листах передбачено нарахування з/п за результатами роботи.

На підставі даних шляхових листів програма дозволяє формувати різноманітні аналітичні звіти:

  • Звіт по виробітку транспортних засобів
  • Звіт по пробігу
  • Звіт з напрацювання обладнання
  • Звіт по простоям
  • Журнал подорожніх листів (форма ТМФ-8)
  • Картка роботи транспортних засобів
  • Відомість техніко-експлуатаційних показників
  • Діаграма стану ТЗ

Функціональні можливості програми дають можливість користувачам відстежувати стан автомобілів, наприклад:

  • Автомобіль запланований в рейс (оформлена рознарядка)
  • Автомобіль знаходиться в рейсі
  • Автомобіль в ремонті
  • Автомобіль законсервований і т.д.

Оформлення таких документів, як рознарядка на випуск ТЗ, шляховий лист, ремонтний лист автоматично змінюють стан автомобіля. Крім цього користувач за допомогою спеціального документа «Диспозиція ТЗ» може задавати будь-який стан і місцезнаходження автомобіля. Дані про стан ТЗ наочно представлені у відповідному звіті.

Підсистема ПТО

Основне призначення підсистеми ПТО — ведення довідника транспортних засобів, облік виробітку ТЗ і устаткування, контроль термінів заміни шин і акумуляторів, планування технічного обслуговування, облік ДТП, контроль закінчення термінів дії таких документів, як поліси ОСАГО, медичні довідки, водійські посвідчення та ін. 
   
У довідниках «Транспортні засоби», «Моделі ТЗ», «Обладнання ТЗ» ведеться облік всієї необхідної інформації:

  • Гаражний і державний номер
  • Номер двигуна, шасі, кузова, VIN, колір
  • Габаритні і корисні розміри
  • Власна вага і вантажопідйомність
  • Кількість осей і коліс
  • Тип двигуна і потужність
  • Вид палива і норми витрати ПММ
  • Норми проходження планового ТО
  • Видані документи (поліси ОСАГО, сертифікати і т.д.)
  • Встановлені шини, акумулятори, аптечки, рації і будь-яке інше обладнання
  • Закріплений екіпаж

Зручна форма списку транспортних засобів дозволяє організувати швидкий відбір автомобілів по колонам, моделям і організаціям, спеціальними піктограмами  та   виділяються автомобілі, у яких наближається планове технічне обслуговування і закінчується термін дії певних документів (поліси ОСАГО, сертифікати і т.д.).

Картка автомобіля містить детальну інформацію про технічні характеристики.

На численних закладках в картці можна вести облік таких даних:

  • документів, виданих на автомобіль. Програма автоматично контролює закінчення термінів дії документів;
  • водіїв, закріплених за автомобілем;
  • встановленого устаткування і причепів;
  • шин, акумуляторів, аптечок та іншої додаткової комплектації автомобіля;
  • пластикових карт і т.д.

Облік виробітку автомобілів і обладнання виконується на підставі шляхових листів. При обробці шляхових листів програма розраховує задані параметри виробітку (загальний пробіг, вантажообіг, напрацювання в мотогодинах і т.д.) і використовує їх надалі для формування різноманітних аналітичних звітів і контролю проходження планового технічного обслуговування.

Норми проходження планового технічного обслуговування задаються в довіднику «Моделі транспортних засобів». Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як в залежності від обсягу виробництва, так і в залежності від календарних термінів. Як параметр виробітку може бути обраний будь-який довільний параметр, наприклад: пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодинах і т.д. На представленому малюнку норми ТО буду застосовуватися таким чином: ТО1 буде виконуватися кожні 10000 км., Але не рідше одного разу на 18 місяців. Коли до пробігу в 10000 км залишиться 300 км, даний автомобіль буде потрапляти в звіт «Контроль термінів наближення ТО», а в довіднику ТЗ він почне виділятися спеціальної піктограмою .

Функціональні можливості програми дозволяють вести контроль терміну дії будь-яких документів, виданих водіям і транспортним засобам. Види документів налаштовуються через спеціальний довідник, і їх кількість необмежена, наприклад: поліси ОСАГО, різні сертифікати, медичні довідки, візи і т.д. Контроль закінчення терміну дії виконується в спеціальному звіті, крім цього в довідниках водії та автомобілі виділяються спеціальним піктограмою .

Облік шин, акумуляторів, аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації виконується в розрізі кожного автомобіля, а шин — ще й у розрізі місць установки. Програма «запам’ятовує» місце установки і дату установки або заміни кожної шини, і автоматично при обробці шляхових листів враховує пробіг по кожній шині, що стоять в даний момент на автомобілі. Звіти по контролю терміну зносу шин допомагають оперативно приймати рішення про необхідність їх заміни.

У програмі ведеться облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП). У відповідних документах заносяться дані автомобіля і водія, що брали участь в ДТП, список інших сторонніх учасників ДТП, дані експертизи збитку і страхової компанії. Аналітичні звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти витрати на відновлювальний ремонт з сумами виплат страхових компаній.

Підсистема облік ПММ

Підсистема призначена для налаштування норм витрат ПММ, обліку надходження, видачі і витрати ПММ.

Надходження і видача ПММ оформлюється документами «Надходження товарів» і «Заправка ПММ», розрахунок витрати палива ведеться в шляхових листах. У разі повернення палива з автомобіля на склад передбачені спеціальні документи на злив ПММ.

У програмі реалізовані можливості оформлення заправок наступних видів:

  • Зі складу
  • За готівку
  • По пластиковій картці
  • По талонам
  • Від постачальника

Для випадків заправок з пластикових карт в програмі реалізовані додаткові можливості обліку — завантаження даних зі звітів з деталізацією заправок і автоматичне порівняння з даними, введеними на підставі квитанцій водіїв. У поставку програми включені обробка для завантаження даних по заправках наступних процесингових центрів:

  • Лукойл-Інтеркард
  • Автокард
  • Сибнефть
  • ТНК-Магістраль
  • Газпромнефть

Для інших процесингових центрів, яких немає в даному списку, але які надають звіти деталізації заправок в електронному вигляді відкритого формату (DBF, Excel, txt і ін.), з невеликими доробками можна також реалізувати автоматичне завантаження цих даних в програму і їх подальшу звірку зі звітами водіїв.

Розрахунок витрат палива виконується в шляховому листі при його обробці. Нормативні витрати рахуються згідно з нормами витрат, які налаштовуються в довіднику «Моделі транспортних засобів». Всі алгоритми розрахунку реалізовані в точній відповідності з наказом міністерства транспорту і дозволяють розраховувати наступні види витрат палива:

  • лінійна витрата на пробіг;
  • витрата на транспортну роботу і на зміну власної ваги;
  • витрата на роботу обігрівача;
  • витрата на роботу спец. обладнання;
  • витрата на додаткові операції;
  • витрата на запуск двигуна;
  • витрата на пробіг при виконанні спеціальної роботи;
  • витрата на простій з включеним двигуном.

Крім цього в програмі передбачений облік сезонних надбавок на витрату палива, а також надбавок на роботу в важких умовах.

Результуючі дані щодо руху ПММ представлені в наступних звітах:

  • Відомість руху ПММ
  • Відомість приходу-витрати ПММ
  • Заправки ПММ
  • Відомість порівняння витрат ПММ по водіях
  • Відомість видачі талонів на ПММ
  • Відомість порівняння заправок по пластиковим карткам.

Підсистема обліку ремонтів та сервісного обслуговування

Підсистема призначена для обліку замовлень на ремонт і сервісного обслуговування транспортних засобів, обліку виконаних ремонтів і планового ТО, заміни шин і акумуляторів, додаткової комплектації. Програма дозволяє вести облік ремонтів, виконаних як на власній ремонтній зоні, так і в сторонніх автосервісах.

Замовлення на ремонт реєструються документами «Попереднє замовлення на ремонт», в яких вказується автомобіль, причина звернення, перелік несправностей і запасних частин. У разі проведення ремонту в сторонньому автосервісі, попереднє замовлення на ремонт може бути роздруковано.

 На підставі попередніх замовлень програма формує ремонтні листи — документи, що реєструють виконаний ремонт, технічне обслуговування, заміну шин і акумуляторів. У разі проведення ремонту на власній ремонтній зоні, документ «Ремонтний лист» виконує списання запасних частин зі складу підприємства, а в разі проведення ремонту на сторонньому автосервісі в документі вказуються кількість і вартість виконаних робіт. Якщо в ремонті беруть участь водії, то час, витрачений на роботу, потрапить в табель обліку робочого часу водіїв.

Аналіз виконаних ремонтів може бути проведено за різними звітами.

Підсистема складського обліку

Підсистема призначена для проведення складських операцій: надходження товарів і матеріалів на склад, внутрішнє переміщення між складами, списання, проведення інвентаризацій. Списання матеріалів може бути виконано одним із способів: ФІФО, ЛІФО та за середнім.

В окремий складський облік винесено облік шин, акумуляторів, аптечок та іншої комплектації, так як таку комплектацію необхідно враховувати в розрізі кожної одиниці. Для шин і акумуляторів ведеться облік докладної технічної інформації.

Так само в програмі передбачені можливості групового оприбуткування шин і акумуляторів, що дозволяє значно скоротити час при введенні документів.

Підсистема обліку наданих транспортних послуг

У підсистемі управління взаєморозрахунками реалізовані функції обліку прейскурантів і тарифів, розрахунок вартості транспортних послуг, формування рахунків, актів та реєстрів за надані послуги.

Довідник тарифів має складну ієрархічну структуру, що дозволяє налаштовувати різні області дії прейскурантів: для контрагентів і договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ. Тарифи можуть бути заведені на будь-який параметр виробітки, програма дозволяє налаштовувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи, встановлювати фіксовані тарифи.

Розрахунок вартості наданих транспортних послуг виконується при обробці шляхових листів в товарно-транспортних документах (аналоги талонів замовників, ТТН). Програма автоматично розраховується вартість послуг на підставі введених тарифів.

На підставі цих документів за довільний період часу можуть бути сформовані рахунки і акти послуг з різним ступенем деталізації (автомобілі, надані послуги), формування виконується в розрізі кожного замовника. Як додаток до рахунків і актів, може бути сформований реєстр наданих транспортних послуг.

Підсистема обліку роботи водіїв

У даній підсистемі реалізуються дві основні задачі: облік виробітку і робочого часу водіїв і нарахування заробітної плати за дорожніми листами.

Розрахунок робочого часу водіїв виконується при обробці шляхових і ремонтних листів. Крім цього передбачена можливість спеціальними документами вводити різні відхилення у використанні водіями робочого часу. На підставі цих даних автоматично формується табель обліку робочого часу — уніфікована форма Т13.

Розрахунок нарахувань по заробітній платі водіїв в програмі ведеться різними способами:

  • За відрядними тарифами від виробітку
  • Відсотком від виручки
  • Відсотком від інших нарахувань
  • Фіксованою сумою
  • Доплата за нічні години.

Гнучка система фільтрів дозволяє налаштовувати дію тарифів тільки для певних маршрутів, контрагентів, моделей ТЗ (наприклад, якщо водій працює на одному маршруті, то зарплата буде розрахована за одним тарифом, а якщо перейде на інший маршрут — то тариф автоматично зміниться). У програмі передбачена можливість об’єднання тарифів в тарифні плани, що буде актуально для організацій з великою кількістю водіїв.

Підсистема обліку витрат

Підсистема обліку витрат дозволяє вести облік прямих витрат, виконувати розподіл непрямих витрат між автомобілями, отримувати звіти по витратах в розрізі автомобілів, статей витрат, клієнтів і підрозділів а також аналізувати рентабельність роботи кожного автомобіля. Можливість налаштування різних планів витрат дозволяє різним чином враховувати витрати при наданні автомобілями послуги стороннім клієнтам і витрати при використанні автомобілів для службових, внутрішньогосподарських цілей.

Прямі витрати визначаються на підставі шляхових і ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів і технічного обслуговування, знос автомобілів і шин. Крім того окремим документом можна враховувати будь-які інші витрати на автомобілі.

Непрямі витрати розподіляються між автомобілями по одному з наступних алгоритмів:

  • Пропорційно балансовій вартості автомобіля
  • Пропорційно виробітку автомобіля (наприклад, пробігу)
  • Порівну між усіма автомобілями.

Звіти за витратами можна отримувати в різних розрізах аналітики, наприклад в розрізі автомобілів, або в розрізі замовників.

Технологічні переваги програми

Використання сучасної трирівневої платформи з комплексним додатком масштабу підприємства, дозволяє директору по ІТ і фахівцям ІТ-підрозділу підприємства бути впевненими в надійності зберігання даних, продуктивності і масштабованості системи. ІТ-спеціалісти отримують зручний інструмент для реалізації завдань, необхідних підприємству і супроводу створеної при впровадженні системи.

На платформі «1С:Підприємство 8.3» реалізовано новий клієнтський додаток — тонкий клієнт: він може підключатися по протоколам http або https, при цьому вся бізнес-логіка реалізується на сервері. Віддалені підрозділи можуть, використовуючи тонкий клієнт, підключатися через Інтернет і в on-line режимі працювати з інформаційною базою. Підвищується безпека і швидкість роботи.

На платформі «1С:Підприємство 8.3» реалізовано новий клієнтський додаток — Web-клієнт: не вимагає встановлення на комп’ютер користувача ніяких компонент, дозволяє використовувати на робочих місцях користувачів операційні системи Windows і Linux. Не вимагає адміністрування на комп’ютерах користувачів. Забезпечує оперативний доступ до інформаційної бази для «мобільних» співробітників.

Реалізовано спеціальний режим роботи клієнтських додатків — режим низької швидкості з’єднання (наприклад, при роботі через GPRS, dialup). Можна працювати в будь-якій точці, де немає постійного підключення до Інтернету.

У режимі керованого застосування інтерфейс не «малюється», а «описується». Розробник визначає тільки загальну схему командного інтерфейсу і загальну схему форм. Цей опис платформа використовує при побудові інтерфейсу для конкретного користувача з урахуванням різних факторів:

  • прав користувача;
  • особливостей конкретного впровадження;
  • налаштувань, зроблених самим користувачем.

Можлива побудова індивідуального інтерфейсу для кожного користувача.

Реалізовано механізм функціональних опцій. Вони дозволяють вмикати/вимикати необхідні функціональні частини конфігурації без зміни самого прикладного рішення. Можна підлаштовувати інтерфейс під кожну роль, враховуючи вподобання користувачів.

Масштабованість і продуктивність

Використання платформи «1С:Підприємство 8.3» забезпечує ефективну роботу і надійне зберігання інформації при роботі сотень користувачів. Сучасна трирівнева архітектура системи дає збереження високої продуктивності при значному зростанні навантаження на систему і обсягів даних, які оброблюються. Висока відмовостійкість досягається за рахунок резервування кластера серверів, а оптимізація швидкодії — за рахунок динамічного балансування навантаження між кластерами. Використання СУБД світових лідерів (MS SQL, IBM DB2, Oracle Database) дозволяє будувати високопродуктивні і надійні інформаційні системи.

Побудова територіально розподілених систем

В «1С:Підприємство 8» реалізовано механізм управління розподіленими інформаційними базами, який забезпечує роботу єдиного прикладного рішення (конфігурації) з територіально рознесеними базами даних, об’єднаними в багаторівневу ієрархічну структуру.

Це дає можливість на основі галузевого рішення реалізовувати проекти для підприємств мережевої або холдингової структури, що дозволяють ефективно керувати бізнесом і бачити картину «в цілому» з необхідною для прийняття рішень оперативністю.

Інтеграція з іншими системами

Взаємодія конфігурації «1С:Управління автотранспортом Стандарт для України» з типовими конфігураціями на платформі 1С:Підприємство може виконуватися двома способами:

  • За допомогою вивантаження / завантаження даних
  • За допомогою об’єднання в єдину інформаційну базу.

Вивантаження даних за шляховими та ремонтним листам, складським обліком, наданими транспортними послугами, нарахованою з/п виконується в конфігурацію «1С:Бухгалтерія для України». Крім того, в конфігурацію «1С:Зарплата і управління персоналом для України» виконується вивантаження нарахованої з/п.

Об’єднання в єдину інформаційну базу виконується з конфігурацією «1С:Бухгалтерія для України», редакція 1.2. Таке об’єднання не вимагає навичок програмування і може бути виконано звичайними користувачами.

У поставку програми входять матеріали по завантаженню даних процесингових центрів (ПЦ) з файлів обміну. Матеріали складаються з зовнішніх обробок, що підключаються до АЗС і прикладів файлів обміну ПЦ, що описують структуру даних при завантаженні.